Një rishikim PMS për mikpritës nuk duhet të nisë me numrin e funksioneve në një faqe çmimesh. Duhet të nisë me një pyetje më praktike: sa punë po bëni ende me dorë dhe sa prej fitimit tuaj po humbet në komisione, gabime kalendari ose komunikim të shpërndarë? Për një pronar me disa apartamente ose një ekip të vogël menaxhimi, PMS-ja e duhur nuk është thjesht program. Është vendi ku e dini çfarë po ndodh me çdo rezervim, pagesë dhe ndërrim mysafirësh.
Shumë mikpritës e kuptojnë nevojën për një sistem vetëm pasi ndodh një rezervim i dyfishtë. Dy kanale tregojnë të njëjtën natë si të lirë, mysafiri ka paguar dhe ju duhet të gjeni një zgjidhje të kushtueshme. Por problemi nuk mbaron te kalendari. Informacioni i mysafirit mund të jetë në një aplikacion, pagesa në një tjetër, pastrimi në një grup mesazhesh dhe raporti mujor në një tabelë që askush nuk dëshiron ta hapë.
Çfarë duhet të zgjidhë një PMS në praktikë
PMS do të thotë sistem për menaxhimin e pronës. Për mikpritësit e qirave afatshkurtra, vlera e tij matet me sa pak hapa duhen për të drejtuar një rezervim nga momenti i prenotimit deri te dalja e mysafirit. Një sistem i dobishëm duhet t'ju japë një burim të vetëm informacioni, jo një shtresë tjetër për të kontrolluar çdo mëngjes.
Kjo do të thotë që kalendari duhet të pasqyrojë rezervimet nga Airbnb, Booking.com, Vrbo dhe kanali juaj direkt. Komunikimet duhet të jenë të lidhura me qëndrimin konkret, që të mos pyesni veten se cilit apartament i përket një kërkesë për check-in të vonë. Detyrat e pastrimit duhet të krijohen nga largimet reale, jo nga kujtesa e dikujt në fund të ditës.
Pika kyçe është kjo: një PMS i mirë nuk e bën biznesin tuaj më të ndërlikuar për t'ju treguar sa i avancuar është. Ai heq vendimet e përsëritura dhe gabimet e parashikueshme. Nëse ende kopjoni data, dërgoni të njëjtin mesazh dhjetë herë ose kontrolloni tre kalendarë para se të pranoni një rezervim, sistemi nuk po bën mjaftueshëm.
Rishikim PMS për mikpritës: nisni nga kalendari
Sinkronizimi i kalendarëve është testi i parë. Për shumicën e operatorëve të vegjël, lidhja dykahëshe me iCal është një bazë e arsyeshme: një rezervim në një kanal duhet të bllokojë datat në kanalet e tjera dhe bllokimet që bëni vetë duhet të shpërndahen po njësoj.
Megjithatë, mos supozoni se çdo sinkronizim funksionon njësoj. Pyetni sa shpesh përditësohen kalendarët, çfarë ndodh kur ndryshoni datën e një rezervimi dhe si shfaqen bllokimet për mirëmbajtje. iCal është praktik për shumë portofola të vegjël, por nuk është gjithmonë zgjidhja më e shpejtë për inventar me ritëm shumë të lartë. Nëse menaxhoni dhjetëra prona me rezervime të përditshme, duhet të kuptoni kufijtë e tij përpara se të mbështeteni plotësisht te ai.
Importimi fillestar ka po aq rëndësi. Një migrim i mirë duhet t'ju lejojë të sillni listimet, rezervimet e ardhshme dhe informacionet thelbësore pa i rindërtuar nga zero. Nëse aktivizimi kërkon javë punë ose ndihmën e një specialisti të jashtëm, kostoja e vërtetë e sistemit rritet shpejt. Për një ekip të vogël, procesi duhet të jetë i realizueshëm brenda një pasditeje të organizuar.
Pagesat tregojnë kush e mban kontrollin
Shumë platforma duken të lira derisa filloni të pranoni rezervime. Pastaj dalin tarifat për çdo prenotim, komisionet mbi pagesat, tarifat që u kalohen mysafirëve dhe vonesat në transfertë. Këto nuk janë hollësi teknike. Janë marzh juaji.
Kontrolloni modelin financiar me kujdes. Një abonim mujor i qartë mund të jetë më i parashikueshëm se një përqindje që rritet sa herë rriten të ardhurat tuaja. Gjithashtu, dalloni mes një sistemi që përpunon pagesën dhe një ndërmjetësi që mban fondet tuaja. Kur pagesat kalojnë direkt në llogarinë bankare të mikpritësit përmes Stripe Connect, ju e dini ku janë paratë dhe kur pritet t'i merrni.
Kjo është veçanërisht e rëndësishme për rezervimet direkte. Një faqe e markuar rezervimesh nuk ka kuptim të plotë nëse mysafiri paguan tarifa të paqarta ose nëse ju humbni një pjesë të të ardhurës për çdo qëndrim. Mysafirët që kthehen kanë vlerë të madhe. Ata duhet të kenë një rrugë të thjeshtë për të rezervuar përsëri, ndërsa ju duhet të ruani të ardhurën dhe marrëdhënien me ta.
Mos e ngatërroni komunikimin me mikpritjen
Mesazhet automatike mund të kursejnë kohë, por nuk duhet të tingëllojnë si përgjigje nga një makinë. Qëllimi është të automatizoni pjesën e parashikueshme: konfirmimin, udhëzimet e mbërritjes, kujtesën për check-out dhe kërkesën për vlerësim. Kjo ju lë kohë për pyetjet që kërkojnë vëmendje reale, si një familje që mbërrin vonë ose një mysafir që kërkon zgjidhje për një problem në apartament.
Një PMS i vlefshëm ruan profilin e mysafirit dhe historikun e qëndrimeve. Kështu mund të dalloni një vizitor të ri nga dikush që ka qëndruar te ju tre herë. Nuk është nevoja të silleni në mënyrë jo personale vetëm sepse jeni rritur. Përkundrazi, të dhënat e rregulluara ju ndihmojnë të ofroni një mikpritje më të kujdesshme pa mbajtur shënime nëpër telefona.
Operacionet pas rezervimit nuk janë punë dytësore
Rezervimi sjell të ardhura, por pastrimi dhe mirëmbajtja ruajnë reputacionin. Një pronë e përgatitur keq mund të kushtojë më shumë se çdo komision kanali, sepse një vlerësim i dobët prek rezervimet e ardhshme. Prandaj, shikoni nëse PMS-ja krijon dhe ndjek detyra sipas datës së largimit, pronës dhe personit përgjegjës.
Ekipi i pastrimit nuk ka nevojë të hyjë në të gjitha të dhënat financiare për të bërë punën e tij. Po kështu, një teknik duhet të shohë problemin, afatin dhe pronën, jo bisedat private me mysafirët. Rolet e qarta dhe detyrat e qarta ulin telefonatat e panevojshme dhe shmangin situatën ku askush nuk e kupton kush po merret me një çështje.
Raportimi gjithashtu duhet t'ju ndihmojë të merrni vendime, jo vetëm të plotësoni dokumente. Të ardhurat sipas prone, shpenzimet, pagesat për pronarët ose qiramarrësit dhe pasqyrat për tatimet duhet të jenë të kuptueshme. Nëse përgatitja e një përmbledhjeje mujore kërkon bashkimin e pesë eksportimeve, nuk keni fituar administrim më të mirë.
Si të vlerësoni koston reale
Kur krahasoni opsionet, mos e ndalni llogaritjen te çmimi mujor. Shikoni këto katër kosto që prekin drejtpërdrejt biznesin tuaj:
- komisionet për rezervim, pagesë ose kanal;
- tarifat shtesë që paguajnë mysafirët dhe që mund të ulin konvertimin;
- koha e ekipit për kalendarë, pastrime, mesazhe dhe raporte;
- të ardhurat e humbura nga rezervimet e dyfishta ose nga mungesa e rezervimeve direkte.
Ndonjëherë një mjet me tarifë më të ulët mujore kushton më shumë sepse kërkon disa programe shtesë. Herë të tjera, një abonim pak më i lartë justifikohet sepse eliminon komisionet mbi rezervimet direkte dhe mbulon proceset që sot i bëni në mënyrë manuale. Varet nga numri i pronave, kanalet që përdorni dhe sa shpesh keni rezervime, por matematika duhet të jetë e dukshme.
MIKStay është ndërtuar për këtë lloj operimi: një mjedis i vetëm për kalendarët, rezervimet direkte, komunikimin, pagesat, detyrat dhe raportimin, me abonim të sheshtë sipas portofolit. Qasja është e qartë: mikpritësi ruan marzhin, marrëdhënien me mysafirin dhe fondet e veta.
Zgjidhni një sistem që ju lë të rriteni pa ju marrë biznesin
PMS-ja e duhur nuk premton se çdo ditë do të jetë pa probleme. Mysafirët do të kenë ende kërkesa të papritura, kondicioneri mund të prishet dhe një ndryshim i minutës së fundit mund të kërkojë vendimin tuaj. Ajo që duhet të bëjë sistemi është t'ju japë pamjen, kohën dhe kontrollin për t'i zgjidhur këto gjëra pa humbur fillin e punës.
Filloni me një provë praktike: importoni një listim, lidhni kalendarët, krijoni një rezervim direkt dhe ndiqni një detyrë pastrimi deri në fund. Nëse këto hapa janë të qartë për ju dhe ekipin tuaj, jeni më afër një operimi që rritet me rregull, pa ua dorëzuar marzhin dhe mysafirët ndërmjetësve.
